Por qué muchos sites no saben cuánto ganan realmente por cada estudio
El problema no es facturar, es entender la rentabilidad
En muchos centros de investigación clínica, la facturación de estudios está relativamente clara. Se sabe cuánto paga el sponsor por paciente, por visita o por hito del protocolo. Sin embargo, eso no significa que el site tenga visibilidad real sobre cuánto gana efectivamente por cada estudio.
Entre lo que se factura y lo que realmente queda como margen, hay una capa operativa que muchas veces no está estructurada. Costos asociados a profesionales, tiempos de coordinación, uso de recursos, tareas administrativas y desvíos que no siempre se registran de forma sistemática.
El resultado es que el site puede estar ejecutando estudios sin tener claridad sobre su rentabilidad real.
Los ingresos están definidos, pero los costos no siempre
Los contratos suelen detallar los ingresos del protocolo, pero los costos operativos del site no siempre están organizados con el mismo nivel de precisión.
Honorarios médicos, pagos a coordinadores, uso de equipamiento, tiempos de gestión y tareas adicionales que no estaban previstas inicialmente. Muchos de estos elementos existen, pero no están vinculados directamente al protocolo dentro de un sistema.
Esto hace que el análisis económico del estudio dependa de estimaciones o revisiones manuales.
La operación diaria no siempre está conectada con las finanzas
Uno de los principales desafíos es que la información financiera suele estar separada de la operación del estudio.
Las visitas se registran en un sistema. Las tareas se gestionan en otro. Los pagos se controlan por fuera. Esto obliga a reconstruir la relación entre lo que se hizo y lo que se debería facturar o pagar.
Cuando esa conexión no está automatizada, se pierde visibilidad sobre:
Qué tareas ya fueron ejecutadas pero no facturadas.
Qué pagos corresponden a cada protocolo.
Qué actividades están generando mayor carga operativa.
El dato existe, pero no está conectado.
El crecimiento del site amplifica el problema
Con pocos estudios, esta falta de estructura puede ser manejable. Pero cuando el site empieza a operar múltiples protocolos en paralelo, la complejidad aumenta rápidamente.
Más pacientes, más visitas, más tareas y más actores involucrados. Sin un sistema que conecte la operación con las finanzas, el control se vuelve más difícil y la visibilidad se pierde.
Esto impacta directamente en la capacidad del site para tomar decisiones.
El riesgo no es solo perder dinero, es no saber dónde se pierde
No tener claridad financiera no siempre implica que el site esté perdiendo dinero en todos los estudios. El problema es no poder identificar con precisión dónde se gana y dónde no.
Esto limita la capacidad de:
Evaluar qué estudios son más convenientes.
Negociar mejores condiciones con sponsors.
Optimizar la asignación de recursos.
Sin esa información, el crecimiento del site no necesariamente se traduce en mayor rentabilidad.
Qué cambia cuando la operación y las finanzas están conectadas
Brainmart integra la gestión operativa del estudio con la capa financiera, permitiendo vincular tareas, visitas y actividades con su impacto económico.
El sistema permite configurar acuerdos de precios por financiador, gestionar la liquidación de protocolos y tareas, y organizar los pagos a profesionales dentro del mismo entorno.
Esto permite que la información financiera deje de estar separada y pase a estar conectada con lo que ocurre en el estudio.
Visibilidad a través de reportes y BI
Además, Brainmart incorpora herramientas de reportes y análisis (BI) que permiten ver el avance de los protocolos y el cumplimiento de tareas.
Esto no solo aporta visibilidad operativa, sino que también permite entender cómo se está ejecutando cada estudio en términos de volumen, tiempos y carga de trabajo.
La combinación de datos operativos y financieros permite tener una visión más completa del rendimiento del site.
Conclusión
Brainmart mejora el reclutamiento porque combina dos capacidades que pocas veces están bien integradas en un mismo modelo: una base de datos unificada del site, que permite identificar pacientes elegibles con más precisión, y un ecosistema de partners especializados, que amplía el flujo de captación cuando el estudio lo requiere.
Eso permite que el reclutamiento deje de ser un esfuerzo aislado y pase a funcionar como una capacidad estructurada del centro. En un entorno donde el enrolamiento sigue siendo uno de los principales cuellos de botella de la investigación clínica, esta diferencia impacta directamente en la velocidad del estudio y en la competitividad del site.
👉 Más información en: https://brainmart.com.ar
