Dejar el papel en investigación clínica: cómo un centro duplicó su capacidad operativa y redujo todos sus indicadores críticos

Durante años, el papel fue el soporte principal de la operación diaria en la investigación clínica. Historias clínicas físicas, logs manuales, planillas de Excel y documentación distribuida formaron parte del funcionamiento habitual de los centros de investigación en Latinoamérica. Ese modelo permitió ejecutar estudios y crecer hasta cierto punto, pero hoy se volvió un límite estructural.

El contexto cambió. Los estudios son más complejos, las exigencias regulatorias más estrictas y la presión de sponsors y CROs por datos confiables, trazables y oportunos es cada vez mayor. En este escenario, muchos centros descubren que su principal problema no es clínico ni científico, sino operativo. El modo en que se registra, valida y gestiona la información condiciona directamente la capacidad de ejecutar estudios y sostener el crecimiento.

Digitalizar un site ya no es una mejora incremental ni una decisión tecnológica. Es una decisión estratégica que impacta en eficiencia, calidad de datos y escalabilidad. Este artículo analiza ese cambio a partir de un caso real: un centro de investigación que dejó el papel, duplicó su capacidad operativa y, de forma contraintuitiva, mejoró todos sus indicadores críticos.

El punto de partida: una operación sólida, pero limitada por el papel

El centro contaba con una trayectoria consolidada, experiencia clínica y un equipo estable. Sin embargo, como ocurre en muchos sites de la región, su operación diaria se apoyaba en procesos manuales. La documentación se gestionaba en papel, los registros se distribuían en múltiples formatos y la carga de datos no siempre era contemporánea a la visita.

Este modelo generaba fricciones operativas constantes. El tiempo entre la atención del paciente y la carga efectiva del dato se extendía varios días. Las inconsistencias derivadas de registros diferidos aumentaban el volumen de queries. Las respuestas a monitores requerían búsquedas manuales, reconstrucción de información y coordinación entre áreas. A medida que crecía la actividad, el esfuerzo operativo crecía de forma desproporcionada.

El problema no era la capacidad clínica del centro, sino un sistema de trabajo que no escalaba. Cada nuevo estudio o cada incremento en el volumen de visitas amplificaba los errores y el retrabajo.

El cambio de modelo: digitalizar la gestión del protocolo

Ante este escenario, el centro decidió digitalizar su operación incorporando un sistema integral de gestión de protocolos clínicos. El objetivo no fue “modernizarse”, sino resolver problemas operativos concretos: reducir errores, acelerar tiempos, mejorar la trazabilidad del dato y ganar previsibilidad.

Para evaluar el impacto real, se compararon dos períodos consecutivos en el mismo centro. El primero, con una operación basada en papel. El segundo, con una operación completamente digital. El equipo central se mantuvo prácticamente sin cambios, lo que permite atribuir los resultados al cambio en el modelo operativo y no a un aumento de recursos humanos.

El resultado clave: crecer sin pagar el costo oculto del crecimiento

En la mayoría de los centros de investigación, aumentar el volumen operativo tiene un efecto colateral previsible. Más visitas suelen implicar más errores, más queries, más demoras y mayor desgaste del equipo. El crecimiento, en lugar de liberar valor, expone las debilidades del sistema.

Este caso muestra exactamente lo contrario.

Tras la digitalización, el centro más que duplicó su cantidad de visitas mensuales. El incremento superó el 130 %. Sin embargo, lejos de deteriorarse, todos los indicadores operativos críticos mejoraron. La carga de datos se aceleró, el volumen de queries se redujo de forma significativa y los tiempos de respuesta se acortaron drásticamente.

Este resultado es contraintuitivo, pero fundamental. Demuestra que el límite no estaba en la capacidad clínica ni en el compromiso del equipo, sino en las fricciones invisibles del modelo manual. Al eliminar la reconstrucción de información, los registros duplicados y la dependencia del seguimiento manual, el centro liberó capacidad operativa que ya existía, pero estaba oculta.

El crecimiento dejó de penalizar la calidad. El centro no trabajó más rápido, sino de manera estructuralmente más eficiente.

Impacto en los indicadores operativos

Uno de los cambios más relevantes se observó en el tiempo de carga de datos. Antes de la digitalización, podían pasar hasta siete días entre la visita y la carga completa del dato. Con el nuevo modelo, ese tiempo se redujo a un día. La información pasó de ser diferida a ser contemporánea, lo que mejora directamente la calidad del dato fuente y reduce observaciones posteriores.

En paralelo, el volumen mensual de queries se redujo en más de un cincuenta por ciento. Menos inconsistencias desde el origen implicaron menos correcciones y menos interrupciones en la operación diaria. Además, el tiempo promedio de respuesta a queries se redujo de siete a dos días, lo que agilizó la relación con monitores y CROs.

Estos indicadores no solo reflejan eficiencia. Reflejan control. Cuando los datos están estructurados, trazables y accesibles, la operación se vuelve predecible.

Beneficios operativos más allá de las métricas

Más allá de los números, el centro experimentó cambios cualitativos profundos. La operación dejó de depender del conocimiento individual de ciertas personas y pasó a apoyarse en procesos estandarizados. Las auditorías se simplificaron al contar con documentación centralizada y versionada. El equipo pudo enfocarse en ejecutar estudios en lugar de corregir errores.

Digitalizar no solo ordenó la operación, sino que la profesionalizó. El centro ganó capacidad para absorber más estudios sin ampliar estructura, redujo el desgaste del equipo y mejoró su posicionamiento frente a sponsors y CROs.

Qué enseña este caso a la investigación clínica en LATAM

Este caso no es una excepción aislada, sino un ejemplo representativo. Los centros de investigación en Latinoamérica cuentan con talento clínico y experiencia, pero muchas veces están limitados por modelos operativos obsoletos. El papel no solo es ineficiente, sino que incrementa el riesgo regulatorio, eleva costos ocultos y limita el crecimiento sostenible.

Hoy, sponsors y CROs no evalúan únicamente resultados clínicos. Evalúan cómo se generan, registran y validan los datos que los sustentan. Un site digitalizado es más confiable, más predecible y, por lo tanto, más competitivo.

Conclusión: el rol de Brainmart en este cambio

La transformación de este centro fue posible gracias a la adopción de una plataforma diseñada específicamente para la realidad de los sites de investigación clínica en Latinoamérica. Brainmart se posiciona hoy como la única plataforma en la región que digitaliza integralmente la operación del site, conectando protocolos, pacientes, documentación, farmacia y administración bajo estándares internacionales de trazabilidad y cumplimiento.

A diferencia de soluciones parciales o sistemas pensados para otros mercados, Brainmart aborda el problema real de los centros: cómo crecer sin que el crecimiento degrade la calidad. Este caso demuestra que es posible duplicar la capacidad operativa y, al mismo tiempo, reducir errores, tiempos y fricción.

Dejar el papel no es una decisión tecnológica. Es una decisión estratégica que define qué centros podrán escalar, cumplir y sostener su competitividad en la investigación clínica del futuro.