Del Excel al ecosistema: qué implica realmente digitalizar un centro de investigación
La falsa sensación de “estar digitalizados”
En los últimos años, muchos centros de investigación clínica en Latinoamérica comenzaron a incorporar herramientas digitales a su operación. Planillas compartidas, formularios online o software administrativos se volvieron parte del día a día.
Sin embargo, digitalizar tareas no es lo mismo que digitalizar procesos.
En una industria donde la trazabilidad, la integridad del dato y el cumplimiento regulatorio definen la calidad de la evidencia, esta distinción es clave.
La mayoría de los centros sigue utilizando herramientas genéricas que no fueron diseñadas para la gestión integral de ensayos clínicos, generando múltiples sistemas aislados, información dispersa y visibilidad limitada.
Creer que eso es “estar digitalizado” genera una falsa sensación de avance. La transformación real solo ocurre cuando la tecnología se integra al flujo operativo y regulatorio del centro
El límite de las herramientas aisladas
El Excel sigue siendo una de las herramientas más utilizadas por los equipos de investigación clínica. Su flexibilidad lo hace práctico, pero su principal debilidad es crítica: no garantiza trazabilidad.
No permite saber quién modificó un dato, cuándo ni bajo qué validación.
Cuando los equipos combinan planillas, correos y archivos compartidos, se vuelve casi imposible:
Controlar versiones y registros actualizados.
Evitar errores humanos o pérdidas de información.
Prepararse para auditorías o inspecciones regulatorias.
En un entorno guiado por estándares como GCP, ALCOA+ y FDA 21 CFR Part 11, las herramientas genéricas no aseguran la integridad ni la auditabilidad del dato.
Digitalizar sin trazabilidad es trasladar los mismos riesgos del papel al entorno digital.
Qué significa realmente digitalizar un centro
La digitalización de la investigación clínica no consiste en sumar herramientas aisladas, sino en construir un ecosistema conectado.
Un entorno donde todas las áreas, coordinación, farmacia, laboratorio, administración y regulatorio, operen bajo un mismo flujo de datos, con trazabilidad y auditoría en tiempo real.
Un CTMS LATAM diseñado para la gestión integral de ensayos clínicos permite
Centralizar la información de todos los estudios activos.
Trazar la historia de pacientes, visitas y protocolos.
Gestionar documentación regulatoria con control de versiones.
Integrar datos con plataformas de sponsors y CROs.
Automatizar reportes, métricas y auditorías internas.
El resultado: eficiencia medible, cumplimiento verificable y mayor previsibilidad operativa.
Qué áreas se transforman con la digitalización
Coordinación de estudios
Pasa de planillas y registros manuales a agendas digitales y flujos automatizados. El seguimiento de pacientes se vuelve más preciso y sin duplicaciones.
Farmacia
Cada dispensación queda trazada digitalmente con lote, fecha y responsable, reduciendo errores y observaciones en auditorías.
Laboratorio
Los resultados y muestras se integran directamente a los protocolos, eliminando transcripciones y acelerando la comunicación con CROs
Administración y facturación
Las actividades facturables se registran automáticamente, evitando pérdidas económicas por registros incompletos.
Regulatorio y calidad
La documentación queda en repositorios electrónicos auditables, acortando los tiempos de respuesta ante inspecciones.
Digitalizar es transformar la cultura operativa, no solo optimizar tareas.
El costo de no hacerlo
Mantener un modelo manual o semidigital tiene un impacto directo en la rentabilidad del centro:
Mayor carga administrativa y errores humanos.
Riesgo de pérdida o inconsistencia de datos.
Más hallazgos en auditorías regulatorias.
Retrasos en pagos o aprobaciones.
Los sponsors globales priorizan centros que operan bajo sistemas trazables, interoperables y compatibles con sus plataformas.
No evolucionar implica perder competitividad en una red cada vez más profesionalizada.
La digitalización ya no es opcional: es una estrategia de continuidad y crecimiento
Brainmart: digitalización real, diseñada para investigación clínica
Brainmart fue creada con esa visión: ofrecer un CTMS integral diseñado específicamente para la gestión de ensayos clínicos en Latinoamérica.
Su plataforma conecta todas las áreas de un centro bajo un entorno digital compliant con GCP, ALCOA+ y FDA 21 CFR Part 11, garantizando trazabilidad y cumplimiento en cada acción.
Módulos integrados:
Gestión de protocolos, pacientes y visitas.
Control de farmacia y trazabilidad de dispensación.
Laboratorio y logs asistenciales.
Documentación regulatoria e ISF electrónico.
Administración, pagos y liquidaciones.
Además, su modelo DDA (Digital Data Agreement) permite a los sites digitalizarse sin costo directo, integrando la inversión tecnológica dentro del presupuesto del estudio.
Esto alinea incentivos entre sponsors, CROs y centros, impulsando adopción y sostenibilidad.
Brainmart transforma la digitalización en una solución accesible, validada y enfocada en resultados reales.
Conclusión: del control manual al ecosistema conectado
Digitalizar un centro de investigación no es subir archivos a la nube:
es construir un ecosistema interoperable, trazable y auditable, alineado con los estándares globales de la investigación clínica.
La diferencia ya no está en quién tiene más estudios, sino en quién los gestiona con mayor eficiencia y cumplimiento.
Con Brainmart, los sites de LATAM alcanzan estándares internacionales, fortalecen su reputación ante sponsors y CROs y aseguran su crecimiento dentro de una red global.
El futuro de la investigación clínica es colaborativo, conectado y basado en evidencia.
