Caso de éxito: una digitalización que transformó los indicadores operativos de un site de investigación
La digitalización en investigación clínica suele presentarse como una promesa de eficiencia, pero pocas veces se acompaña de evidencia concreta que permita evaluar su impacto real. En muchos centros, el paso del papel a sistemas digitales se percibe como una mejora administrativa, sin claridad sobre cómo impacta en la operación diaria, la relación con CROs y sponsors, o la capacidad de crecimiento del site.
Este caso de éxito muestra algo distinto. A partir de la digitalización integral de la gestión del protocolo, un centro de investigación clínica logró transformar sus indicadores operativos clave, no solo mejorando la eficiencia interna, sino también aumentando significativamente su capacidad de ejecución sin deteriorar la calidad.
El valor de este caso no está en una anécdota aislada, sino en la comparación objetiva de métricas antes y después de abandonar el papel.
El contexto: una operación tradicional bajo presión creciente
El centro contaba con experiencia clínica, equipo estable y una trayectoria consolidada en investigación. Sin embargo, como ocurre en muchos sites, su operación se apoyaba en procesos manuales. Historias clínicas en papel, registros dispersos y carga de datos diferida formaban parte del flujo cotidiano.
Este modelo funcionaba mientras el volumen era acotado, pero comenzaba a mostrar límites claros frente a un entorno cada vez más exigente. El aumento de estudios y visitas incrementaba la carga administrativa, multiplicaba las inconsistencias y extendía los tiempos de respuesta a monitores y CROs.
El desafío era claro: cómo mejorar el desempeño operativo sin recurrir a un aumento proporcional de estructura o costos.
El cambio: digitalizar la gestión del site
La decisión del centro fue avanzar hacia un modelo completamente digital para la gestión de protocolos clínicos. El objetivo no fue únicamente reemplazar el papel, sino estructurar la operación de manera que los datos se capturaran de forma contemporánea, trazable y accesible.
Para evaluar el impacto de esta decisión, se analizaron métricas operativas durante dos períodos consecutivos dentro del mismo centro. El primero correspondió a una operación basada en papel. El segundo, a una operación digitalizada. El equipo central se mantuvo prácticamente sin cambios, lo que permitió atribuir los resultados al cambio de modelo operativo.
Resultados: más capacidad con mejores indicadores
El primer resultado relevante fue el aumento en la capacidad operativa. Tras la digitalización, el centro más que duplicó la cantidad de visitas mensuales realizadas, con un incremento superior al 130 %. Este crecimiento se logró sin una expansión equivalente del equipo, lo que ya representa un cambio significativo en términos de eficiencia.
Lo más relevante es que este aumento de volumen no vino acompañado de un deterioro en los indicadores operativos. Por el contrario, todos los indicadores críticos mejoraron de forma simultánea.
El tiempo de carga de datos, que en la operación basada en papel podía extenderse hasta una semana, se redujo a un día. Esto permitió que la información estuviera disponible de forma mucho más cercana al momento real de la visita, mejorando la calidad del dato fuente.
En paralelo, el volumen mensual de queries disminuyó de manera significativa, con una reducción superior al cincuenta por ciento. Menos inconsistencias desde el origen implicaron menos retrabajo y menos interrupciones en la operación diaria. Además, el tiempo de respuesta a queries se redujo de forma sustancial, pasando de varios días a apenas dos.
Qué explica la mejora simultánea de todos los indicadores
En muchos centros, aumentar el volumen suele generar el efecto contrario: más errores, más demoras y mayor fricción. Este caso muestra que ese resultado no es inevitable, sino consecuencia del modelo operativo.
La digitalización permitió eliminar fricciones estructurales que consumían capacidad de forma silenciosa. La captura contemporánea del dato redujo la necesidad de reconstrucción posterior. La centralización de la información evitó duplicaciones y pérdidas. La trazabilidad automática facilitó el monitoreo y aceleró la resolución de observaciones.
En lugar de “trabajar más rápido”, el centro pasó a trabajar de manera más ordenada y predecible, lo que habilitó el crecimiento sin penalizar la calidad.
Impacto en la relación con CROs y sponsors
La mejora de los indicadores operativos tuvo un efecto directo en la experiencia de trabajo con CROs y sponsors. Menos queries, tiempos de respuesta más cortos y datos disponibles de forma más temprana redujeron la fricción en el monitoreo y aumentaron la confianza en la operación del site.
Este aspecto es clave, ya que la percepción externa de confiabilidad influye directamente en la asignación de nuevos estudios y en la continuidad de la relación con sponsors.
Un caso que marca un estándar
Este caso de éxito demuestra que la digitalización no es solo una herramienta administrativa, sino una palanca estratégica para transformar la operación de un site. La evidencia muestra que es posible aumentar significativamente la capacidad operativa y, al mismo tiempo, mejorar todos los indicadores críticos.
Lejos de implicar un aumento inevitable de costos, la digitalización permitió liberar capacidad existente y reducir ineficiencias estructurales.
Conclusión
La experiencia de este centro confirma que muchos de los problemas que se consideran inevitables en la investigación clínica —errores, demoras, sobrecarga— no son consecuencia del crecimiento, sino de operar con modelos manuales en un entorno cada vez más exigente.
Brainmart hizo posible esta transformación al ofrecer una plataforma diseñada específicamente para la operación diaria de los sites de investigación en Latinoamérica, permitiendo digitalizar procesos críticos y convertir la eficiencia operativa en una ventaja competitiva real.
Este caso de éxito no solo muestra un resultado positivo. Establece un punto de referencia sobre cómo la digitalización, bien implementada, puede cambiar de forma estructural el desempeño de un site.
