¿Por qué algunos centros siempre captan más estudios?

Muchos centros de investigación clínica se hacen la misma pregunta: ¿cómo captar más estudios?, ¿cómo atraer más sponsors?, ¿qué están haciendo otros sites que reciben más oportunidades?

Las respuestas habituales suelen ir en la misma dirección. Más networking. Más presencia en congresos. Mejorar el feasibility. Responder más rápido. Ajustar presupuestos.
Todo eso importa, pero rara vez explica por qué, entre centros similares, algunos reciben más estudios de forma consistente y otros no.

La diferencia no está en cómo se venden. Está en cómo operan. Y hay un punto que casi nadie quiere escuchar: sin una operación sólida y predecible, captar más estudios es difícil, y sostenerlos en el tiempo, aún más.

El filtro silencioso de sponsors y CROs

Sponsors y CROs no eligen centros solo por su experiencia clínica o su capacidad de reclutamiento. También evalúan algo menos visible, pero determinante: qué tan fácil es trabajar con ese site.

Ese filtro no siempre aparece en un scorecard formal, pero se manifiesta en decisiones concretas. A quién se le asigna un nuevo protocolo. A quién se le vuelve a confiar un estudio complejo. A quién se prioriza cuando hay poco margen de error.

Centros que generan muchas queries, demoran la carga de datos o requieren múltiples seguimientos para obtener documentación completa no suelen quedar fuera de inmediato. Simplemente dejan de ser la primera opción.

Captar más estudios sin revisar la operación: el error más común

Cuando un centro quiere crecer, suele mirar hacia afuera. Más contactos, más propuestas, más visibilidad. Lo que pocas veces se revisa es si la operación interna está preparada para absorber ese crecimiento sin deteriorarse.

Más estudios implican más visitas, más registros, más interacción con monitores y más exigencia regulatoria. Si la operación está basada en papel o en sistemas no integrados, ese aumento de volumen casi siempre se traduce en más errores y más fricción.

El problema es que esa fricción no se ve desde adentro hasta que ya impactó afuera. Cuando la relación con CROs y sponsors empieza a tensarse, revertir esa percepción es difícil.

El business case que cambia la conversación

Un business case reciente muestra un escenario distinto. Un centro de investigación logró más que duplicar su volumen de visitas mensuales y, al mismo tiempo, mejorar todos sus indicadores operativos.

Lo relevante no es solo el crecimiento, sino el contexto. El equipo central se mantuvo prácticamente estable. No hubo una expansión significativa de costos. Lo que cambió fue el modelo operativo: el centro dejó el papel y digitalizó la gestión del protocolo.

A pesar del aumento en la carga operativa, el tiempo de carga de datos se redujo de varios días a uno. El volumen de queries mensuales cayó más del cincuenta por ciento. Los tiempos de respuesta se acortaron de forma significativa.

Este punto es clave para quienes buscan captar más estudios. El centro no solo creció, sino que se volvió más fácil de trabajar desde la perspectiva de CROs y sponsors.

Lo que realmente atrae a sponsors

Sponsors y CROs buscan previsibilidad. Buscan centros donde los datos estén disponibles rápido, donde las inconsistencias sean la excepción y no la regla, y donde el monitoreo no implique un esfuerzo desproporcionado.

Cuando un centro logra crecer sin aumentar errores, envía una señal clara: su operación es confiable. Esa señal pesa más que cualquier discurso comercial.

El business case demuestra que esta confiabilidad no depende del tamaño del centro ni de su ubicación, sino de su capacidad para operar de manera estructurada y trazable.

Digitalizar no es un gasto para captar más estudios

Existe una idea extendida de que digitalizar implica aumentar costos antes de crecer. El caso analizado muestra lo contrario. La digitalización permitió liberar capacidad operativa existente, reducir retrabajo y absorber más volumen sin ampliar estructura de forma proporcional.

En términos prácticos, esto significa que digitalizar no es un paso posterior al crecimiento, sino una condición para que el crecimiento no deteriore la operación.

Sin digitalización, captar más estudios suele generar un efecto dominó: más errores, peor relación con CROs y sponsors, y dificultad para sostener el pipeline. Con digitalización, el crecimiento se vuelve una consecuencia natural de una operación ordenada.

El efecto reputacional que nadie mide

Pocos centros miden su reputación operativa, pero todos la sufren o la disfrutan. Un site que responde rápido, documenta bien y reduce fricción se vuelve, casi sin darse cuenta, un “site preferido”.

Ese estatus no se logra con marketing. Se construye día a día, estudio a estudio, interacción a interacción. El business case muestra que la digitalización acelera ese proceso porque reduce los puntos de fricción que erosionan la confianza.

Conclusión: captar más estudios empieza puertas adentro

Para quienes buscan captar más estudios o atraer más sponsors, el mensaje es claro. La captación no se resuelve solo con visibilidad externa. Se resuelve construyendo una operación que pueda crecer sin romperse.

Brainmart se posiciona como la plataforma que permite a los centros de investigación en Latinoamérica dar ese paso, digitalizando integralmente su operación y convirtiendo la eficiencia operativa en una ventaja competitiva real.

Antes de preguntarse cómo vender mejor el centro, vale la pena hacerse otra pregunta:
¿qué tan fácil es trabajar hoy con nosotros?

Esa respuesta define cuántos estudios llegarán mañana.