Antes de captar más estudios clínicos: lo que quienes lideran un centro de investigación deberían evaluar
Captar más estudios clínicos es un objetivo compartido por quienes lideran centros de investigación, sin importar su tamaño o estructura. Más protocolos suelen asociarse con mayor facturación, mayor visibilidad frente a sponsors y una posición más sólida dentro del ecosistema clínico. Sin embargo, en la práctica, muchos centros descubren que crecer no siempre produce los resultados esperados.
El problema no está en la ambición de crecer, sino en cómo se sostiene ese crecimiento. Sin una base operativa adecuada, sumar estudios puede generar más errores, más fricción con CROs y sponsors, mayor desgaste del equipo y una reputación difícil de mantener en el tiempo.
Antes de salir a captar más estudios, es clave entender qué condiciones deben estar dadas para que el crecimiento sea sostenible. Este artículo aborda esas preguntas desde una perspectiva operativa, apoyándose en un business case real que demuestra que crecer no implica necesariamente más costo, pero sí exige un cambio estructural: dejar el papel y digitalizar la operación.
Crecer no es solo sumar protocolos
En muchos centros, el crecimiento se piensa en términos comerciales: más feasibility, más contactos con sponsors, más oportunidades de participar en nuevos estudios. Ese enfoque es comprensible, pero incompleto.
Cada nuevo estudio agrega complejidad operativa. Más visitas implican más registros, más documentación, más interacción con monitores y más puntos donde pueden aparecer errores. Cuando la operación está basada en papel o en herramientas no integradas, esa complejidad no escala de manera ordenada. Escala amplificando fricciones.
El resultado es un patrón conocido: a medida que aumenta el volumen, caen la calidad del dato y la velocidad de respuesta. Lo que empieza como crecimiento termina afectando la relación con CROs y sponsors, que perciben al centro como menos confiable, incluso si recluta bien.
Qué evaluar antes de buscar más estudios clínicos
Antes de avanzar en una estrategia para captar más protocolos, quienes lideran un centro deberían hacerse algunas preguntas clave.
La primera tiene que ver con la capacidad operativa real. No se trata de cuántas personas integran el equipo, sino de cuánta carga puede absorber el sistema sin generar retrabajo. Si hoy una parte significativa del tiempo se destina a reconstruir información, responder queries evitables o buscar documentación dispersa, esa capacidad ya está comprometida.
La segunda pregunta es sobre la calidad del dato desde el origen. Sponsors y CROs no solo evalúan cuántos pacientes recluta un centro, sino cómo documenta, cuán contemporánea es la carga de datos y cuántas inconsistencias aparecen. Un site que crece aumentando sus errores se vuelve difícil de sostener en el tiempo.
La tercera está relacionada con la experiencia de trabajo con el centro. Para una CRO, un site que responde tarde, genera muchas queries o requiere múltiples idas y vueltas representa un riesgo operativo. Esa percepción influye directamente en la decisión de volver a asignarle estudios.
El business case: crecer sin aumentar costos y sin deteriorar la calidad
El business case analizado aporta una evidencia clave para este análisis. Un centro de investigación logró más que duplicar su capacidad operativa, medida en visitas mensuales, sin ampliar proporcionalmente su estructura de costos.
Lo relevante no es solo el crecimiento en volumen, sino lo que ocurrió al mismo tiempo. A pesar del aumento significativo en la carga operativa, todos los indicadores críticos mejoraron. El tiempo de carga de datos se redujo de varios días a un solo día. El volumen de queries mensuales disminuyó de forma marcada. Los tiempos de respuesta a queries se acortaron de manera sustancial.
Este punto es central para quienes lideran centros de investigación. El caso demuestra que crecer no implica necesariamente contratar más personal o asumir mayores costos fijos. Lo que sí implica es cambiar el modelo operativo. Sin ese cambio, el crecimiento suele venir acompañado de más errores y mayor fricción.
Por qué crecer sin digitalizar deteriora las relaciones
Cuando un centro aumenta su volumen sin digitalizar, los problemas no tardan en aparecer. Los errores se multiplican, las queries crecen y los tiempos de respuesta se alargan. Esto no solo afecta al equipo interno, sino también a la relación con CROs y sponsors.
Desde afuera, el centro empieza a ser percibido como difícil de gestionar. El monitoreo se vuelve más costoso, la comunicación más lenta y la calidad del dato menos predecible. En ese contexto, sostener el crecimiento se vuelve cada vez más difícil. No porque falten oportunidades, sino porque la confianza se erosiona.
El business case muestra que este deterioro no es inevitable. Es una consecuencia directa de operar con procesos manuales en un entorno que exige trazabilidad, velocidad y control.
La digitalización como punto de partida, no como etapa final
Un error frecuente es pensar la digitalización como una mejora posterior al crecimiento. La evidencia muestra lo contrario. La digitalización es el punto de partida necesario para crecer de forma sostenible.
Cuando la operación se digitaliza, los datos se registran de manera estructurada y contemporánea. Las inconsistencias se previenen en lugar de corregirse. El monitoreo se vuelve más fluido y la operación más predecible. El centro gana capacidad sin aumentar la carga invisible sobre el equipo.
En este contexto, captar más estudios deja de ser un riesgo operativo y pasa a ser una oportunidad real.
Conclusión: crecer mejor antes que crecer más
El caso analizado deja una lección clara para quienes lideran centros de investigación, grandes o pequeños. Captar más estudios no es solo una decisión comercial. Es una decisión operativa que requiere una base sólida.
Crecer sin digitalizar suele traducirse en más errores, peor relación con CROs y sponsors y un crecimiento difícil de sostener. Digitalizar, en cambio, permite absorber mayor volumen sin penalizar la calidad ni aumentar costos de forma proporcional.
Brainmart se posiciona como la plataforma que habilita este cambio en Latinoamérica, digitalizando integralmente la operación del centro y permitiendo que el crecimiento sea una consecuencia natural de una operación ordenada, trazable y confiable.
Antes de salir a buscar más estudios, la pregunta clave no es cuántos protocolos puede abrir un centro, sino qué tan preparado está para sostenerlos bien.
